Privacybeleid Jottem

Versie 0.2 - 18 augustus 2026 - concept door een niet-jurist, vóór gebruik laten controleren door een jurist!!!

Jottem is een platform waar mensen samen lokaal erfgoed verzamelen en delen. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens: van jou als gebruiker, maar soms ook van mensen die op oude foto’s staan. In dit privacybeleid leggen we in gewone taal uit welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten jij hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk?

Op Jottem werken twee soorten partijen samen. Daarom is de verantwoordelijkheid verdeeld:

• De Platformbeheerder ([naam rechtspersoon invullen], [adres], [e-mailadres]) is verantwoordelijk voor jouw accountgegevens en voor platformbrede statistieken.

• De Organisatie waarbij jij meedoet (bijvoorbeeld een historische vereniging of archief) is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens in de bijdragen binnen haar eigen omgeving: de foto’s, metadata en annotaties. De contactgegevens van jouw Organisatie vind je op haar organisatiepagina.

Heb je een vraag en weet je niet bij wie je moet zijn? Stuur hem gewoon naar ons via [e-mailadres]. Wij zorgen dat je vraag op de juiste plek terechtkomt.

2. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

2.1. Als je een account hebt

2.2. Als je bijdragen plaatst

2.3. Als je op materiaal voorkomt (ook zonder account)

Op foto’s en in verhalen kunnen mensen voorkomen: herkenbaar in beeld, of genoemd bij naam. Daarvoor geldt:

• De grondslag is een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1f AVG) van de Organisatie die het materiaal publiceert en van het publiek: erfgoed verzamelen, tonen en duurzaam bewaren, samen met de mensen die het hebben meegemaakt. Wij hebben die afweging tussen dat belang en jouw privacy uitgeschreven; je vindt haar in het document Risico’s en wet- en regelgeving.

• Waarom geen toestemming als grondslag? Omdat gepubliceerd erfgoed onder een hergebruiklicentie (zoals Creative Commons) beschikbaar komt, en zo’n licentie kun je niet terugdraaien. Dan zou een belofte "je kunt je toestemming altijd intrekken" niet waar zijn. Je hebt in plaats daarvan het recht van bezwaar (artikel 21 AVG); zie "Jouw rechten".

• Het portretrecht is een apart spoor (artikel 19-21 Auteurswet). Staan er op een recente foto herkenbare, levende personen? Dan vraagt de uploader hun toestemming voor publicatie en controleert de moderator dat vóór publicatie. Dat doen we uit zorgvuldigheid en omdat het portretrecht dat vraagt, niet als AVG-grondslag.

• Een audio-interview is anders: dat nemen we alleen op en publiceren we met de toestemming van de geïnterviewde (artikel 6 lid 1a AVG), vastgelegd op het toestemmingsformulier uit het interviewprotocol.

• Historisch materiaal met personen die zijn overleden valt niet onder de AVG, maar we gaan er wel respectvol mee om.

• Bij twijfel publiceren we niet, of maken we de persoon onherkenbaar. Bijzondere gegevens (zoals gezondheid, geloof of politieke voorkeur) en gevoelige situaties publiceren we niet.

• Om moderators te helpen controleren we uploads automatisch op de aanwezigheid van herkenbare personen (het Herkenbaar-signaal). Dit is gezichtsdetectie, geen gezichtsherkenning: het systeem stelt niet vast wíe iemand is en bewaart geen biometrische kenmerken.

• Bij het uploaden kan het platform een titel, een categorie en steekwoorden voorstellen op basis van je foto. Ook die analyse draait op onze eigen server: je foto verlaat het platform niet, er gaat niets naar een dienst van iemand anders, en er wordt niet vastgesteld wíe er op de foto staat. Je bepaalt zelf wat je overneemt; wat je niet bevestigt, wordt niet opgeslagen.

• Sta je zelf op materiaal en wil je dat niet? Maak bezwaar of dien een verwijderingsverzoek in via het Meldpunt. Dat kan ook zonder account. Zie punt 7.

2.4. Als je het platform alleen bezoekt

• Wij gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig.

• Gebruiken we ooit analytische cookies, dan doen we dat privacyvriendelijk (zonder jou persoonlijk te volgen) of vragen we eerst je toestemming.

• Wij tonen geen advertenties en verkopen nooit gegevens.

3. Met wie delen we gegevens?

Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor het platform:

• De Organisatie waarbij je meedoet: zij ziet jouw bijdragen en beoordeelt ze.

• Onze hostingpartij [naam invullen]: zij verzorgt de servers, binnen de EER.

• Onze duurzame bewaarplaats [naam invullen]: goedgekeurde jottems slaan we daar duurzaam op, binnen de EER.

• Het Internet Archive: van sommige goedgekeurde jottems bewaren we daar een extra kopie. Het Internet Archive zit in de Verenigde Staten; dat is een doorgifte buiten de EER. Daarheen gaat alleen materiaal zonder persoonsgegevens van levende personen, of materiaal waarvoor jij uitdrukkelijk met die opslag hebt ingestemd (artikel 49 lid 1a AVG). Hoe we die afweging hebben gemaakt lees je in het doorgifte-memo.

• API-gebruikers: gepubliceerde jottems, metadata en annotaties zijn als open data beschikbaar. Wie die gegevens ophaalt en verder gebruikt, wordt daarvoor zelf verantwoordelijk en moet zich ook aan de AVG houden.

Wij verstrekken gegevens verder alleen aan anderen als de wet dat verplicht.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

5. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

• Versleutelde verbindingen (https) voor al het verkeer.

• Wachtwoorden slaan we versleuteld op; beheerders en moderators gebruiken tweefactorauthenticatie (2FA) of passkeys.

• Alleen mensen die het voor hun taak nodig hebben, kunnen bij gegevens.

• We maken dagelijks back-ups.

• Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens (een datalek)? Dan melden we dat waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou, zoals de AVG voorschrijft (artikel 33 en 34).

6. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG deze rechten:

• Inzage: opvragen welke gegevens we van jou hebben (artikel 15).

• Correctie: onjuiste gegevens laten verbeteren (artikel 16).

• Verwijdering: je gegevens laten wissen (artikel 17), bijvoorbeeld je account of materiaal waarop je herkenbaar bent.

• Bezwaar: bezwaar maken tegen publicatie op grond van een gerechtvaardigd belang (artikel 21). Vertel kort waarom het jou raakt; wij wegen jouw belang dan opnieuw af tegen het erfgoedbelang. Zo’n bezwaar is de gewone route voor materiaal waarop jij te zien of te horen bent.

• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stilzetten terwijl we jouw verzoek beoordelen (artikel 18).

• Overdraagbaarheid: je eigen bijdragen en gegevens meekrijgen in een gangbaar formaat (artikel 20).

• Toestemming intrekken: op een paar plaatsen werken we wél met toestemming, namelijk bij een audio-interview, bij opslag van jouw materiaal buiten de EER en bij een account van iemand onder de 16 (toestemming van de ouder). Die toestemming mag je altijd intrekken; intrekken geldt voor de toekomst.

Een verzoek doen is simpel: mail naar [e-mailadres] of gebruik het Meldpunt op de website. We reageren binnen één maand (artikel 12 AVG). We kunnen je vragen om aan te tonen dat jij het echt bent, zodat we geen gegevens aan de verkeerde geven.

Belangrijk om te weten bij verwijdering van gepubliceerd erfgoed: gepubliceerde jottems staan ook bij externe bewaarplaatsen en kunnen door anderen zijn overgenomen via de open API’s. Wij verwijderen het materiaal van het platform, sturen een verwijderverzoek naar de externe bewaarplaats en geven de wijziging door via onze API-signalen. Volledige verwijdering overal op internet kunnen we niet garanderen, maar we doen wat redelijkerwijs kan.

Eén ding kunnen we níet terugdraaien: de hergebruiklicentie. Staat er bij een jottem een Creative Commons-licentie, dan is die onherroepelijk. Wie het materiaal onder die licentie al heeft overgenomen, mag het blijven gebruiken volgens die voorwaarden. Wij stoppen wel met publiceren en met aanbieden via onze API’s. Daarom kijken we vóór publicatie streng mee: wat eenmaal open staat, staat open.

7. Het Meldpunt

Zie je materiaal waarop je herkenbaar bent, materiaal van jou, of gegevens over jou die niet kloppen of er niet horen te staan? Meld het via het Meldpunt op de website. Dat kan met en zonder account. We nemen elke melding serieus, beoordelen die samen met de betrokken Organisatie en laten je weten wat we hebben besloten.

8. Kinderen

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan mag je alleen een account aanmaken met toestemming van je ouder of verzorger (artikel 8 AVG). Merken wij dat een account zonder die toestemming is aangemaakt, dan verwijderen we het.

9. Wijzigingen van dit beleid

Soms passen we dit privacybeleid aan, bijvoorbeeld bij nieuwe functies. Belangrijke wijzigingen kondigen we aan op het platform en, als je een account hebt, per e-mail. Bovenaan zie je altijd de versie en datum.

10. Vragen of klachten?

• Vragen over privacy? Mail naar [e-mailadres] of neem contact op met jouw Organisatie.

• Ben je niet tevreden over hoe we met jouw gegevens omgaan? We horen het graag en lossen het het liefst samen op.

• Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Jottem is er om herinneringen te bewaren, niet om jou te volgen. Zo houden we het.