Werkdocument voor de projectgroep
Dit document geeft de projectgroep overzicht op twee onderdelen:
-
Deel 1: alle risico’s rond het Jottem platform, met per risico de kans, de impact, de beheersmaatregelen en waar het risico is belegd.
-
Deel 2: de relevante wet- en regelgeving, met per regeling wat die betekent voor het platform en hoe we eraan voldoen.
De drie juridische documenten waarnaar wordt verwezen (alle nog concept en niet door een jurist gecontroleerd):
Legenda kans en impact: L = laag, M = midden, H = hoog.
Deel 1. Risico-overzicht
1.1 Juridische risico’s
| # | Risico | Kans | Impact | Beheersmaatregelen | Belegd bij | Vindplaats |
|---|---|---|---|---|---|---|
| J1 | Auteursrechtinbreuk: een uploader zendt materiaal in waarop een ander auteursrecht heeft (bijv. krantenfoto, professionele foto, menukaartontwerp) | H | H | Uploader verklaart bij inzending dat hij de rechten heeft; moderatiecontrole vóór publicatie; notice-and-takedown; vrijwaring door uploader; kennisdeling met Wikimedia Nederland over rechtenvrij materiaal | Uploader (primair), moderator (controle) | AV art. 4, 7, 8; AV H5 |
| J2 | Portretrechtschending: herkenbare (levende) personen op foto’s zonder toestemming | H | M | Toestemmingsvereiste voor recente foto’s (portretrecht, art. 19-21 Aw); publicatie zelf rust op gerechtvaardigd belang met belangenafweging (zie 1.5); moderatiecontrole; bezwaar en verwijderingsverzoek mogelijk zonder account; bij twijfel niet publiceren of onherkenbaar maken | Uploader, moderator | AV art. 5; PB 2.3 |
| J3 | AVG-schending in bijdragen: onnodige persoonsgegevens van levende personen in metadata, annotaties of herinneringen (bijv. "de dochter van de bakker had schulden") | M | H | Moderatierichtlijn; annotatieregels (identificatie levende personen alleen zonder bezwaar); meldpunt; heldere rolverdeling verwerkingsverantwoordelijkheid | Organisatie (verantwoordelijke), annoteerder/uploader | AV art. 5, H6; SOK art. 5; PB 1 |
| J4 | Doorgifte buiten de EER: opslag bij het Internet Archive (VS) zonder passende waarborg | M | H | Alleen goedgekeurde, voor publicatie bestemde jottems; passende waarborg vastleggen (standaardcontractbepalingen of alternatief); transparantie in privacybeleid; alternatief scenario onderzoeken (EU-bewaarplaats) - zie 1.4 voor verdere uitwerking | Platformbeheerder | SOK art. 5.4; PB 3 |
| J5 | Platform aansprakelijk gesteld voor gebruikerscontent | L | H | Positionering als hostingdienst (art. 6 DSA); geen redactionele rol platformbeheerder; werkend meldpunt met snelle afhandeling; vastlegging afhandeling meldingen | Platformbeheerder | AV art. 3, 7, 8 |
| J6 | Verwijdering werkt niet volledig door: materiaal blijft na verwijdering staan bij Internet Archive of bij API-hergebruikers | M | M | Verwijderverzoek naar externe bewaarplaats; wijzigingssignalen via IIIF Change Discovery; API-voorwaarde dat hergebruikers verwijderingen volgen; eerlijke communicatie over grenzen ("wat redelijkerwijs kan") | Platformbeheerder, API-gebruiker | AV H7; PB 6 |
| J7 | Onjuiste of schadelijke herinneringen: persoonlijke herinneringen bevatten onjuiste of eerrovende beweringen over (nabestaanden van) personen | M | M | Onderscheid herinnering/feit verplicht en zichtbaar; moderatiecontrole; reactiemogelijkheid; meldpunt; correctie-annotaties | Annoteerder, moderator | AV art. 5.7, H3, H6 |
| J8 | Toestemming en auteursrecht bij audio-jottems: interviews met (oud-)ondernemers zonder goede toestemming voor publicatie, of zonder afspraak over hergebruik van de opname | M | M | interviewprotocol en toestemmingsformulier; toestemming (art. 6 lid 1a AVG) als grondslag, apart aankruisen van een (onherroepelijke) hergebruiklicentie; vastleggen wie geïnterviewd is en wat is afgesproken | Organisatie, uploader | AV art. 4-5 |
| J9 | Minderjarigen: accounts of herkenbaar beeldmateriaal van kinderen zonder ouderlijke toestemming | L | H | Leeftijdsgrens 16 jaar met oudertoestemming; extra terughoudendheid bij recent beeldmateriaal met kinderen | Platformbeheerder, moderator | AV art. 2.4; PB 8 |
| J10 | Importrisico collecties: organisatie importeert een bestaande collectie waarvan de rechten niet (volledig) geregeld zijn | M | H | Organisatie verklaart rechten te hebben; rechtencheck als vast onderdeel van het importproces; vrijwaring in SOK | Organisatie | AV H2; SOK art. 3.4, 4.4 |
1.2 Organisatorische risico’s
| # | Risico | Kans | Impact | Beheersmaatregelen | Belegd bij | Vindplaats |
|---|---|---|---|---|---|---|
| O1 | Te weinig moderatiecapaciteit: bijdragen blijven lang liggen, deelnemers haken af | H | M | Richttermijn voor beoordeling in SOK; meerdere moderators per organisatie; statistieken als stuurinformatie; eenvoudige moderatie-interface | Organisatie | SOK art. 3.1-3.3 |
| O2 | Kennisgebrek bij vrijwilligers: moderators beoordelen privacy/auteursrecht verkeerd | H | M | Training bij de start; handreiking moderatie; bij twijfel niet goedkeuren; escalatiemogelijkheid naar platformbeheerder/expert | Platformbeheerder (training), organisatie | SOK art. 2.5, 3.2 |
| O3 | Continuïteit organisatie: historische vereniging stopt of verliest sleutelvrijwilligers | M | M | Afspraken over einde samenwerking en export vooraf geregeld; erfgoed blijft beschikbaar via duurzame links; minimaal twee beheerders per organisatie aanbevelen | Organisatie, platformbeheerder | SOK art. 8 |
| O4 | Continuïteit platformbeheer: geen structurele financiering na de projectperiode | M | H | Beheersplan en borging als deelactiviteit; kostenmodel in SOK; open source zodat overdracht mogelijk is; duurzame opslag extern belegd | Projectgroep, platformbeheerder | Activiteitenplan 3.3.8; SOK art. 7 |
| O5 | Lage participatie: te weinig uploads en annotaties, platform blijft leeg | M | M | Verzameldagen en scansessies; oproepen via lokale media; laagdrempelige interface en social login; deelknoppen na publicatie | Organisatie, projectgroep | Activiteitenplan 3.3, 4.5 |
| O6 | Conflict of gedoe in de community: onenigheid over annotaties, correcties of moderatiebesluiten | M | L | Respectregels; motivering bij afkeuring plus reactiemogelijkheid; motivering bij verwijdering (art. 20 DSA); escalatie naar organisatiebeheerder | Moderator, organisatiebeheerder | AV art. 6, 10.3, H3 |
1.3 Technische risico’s
| # | Risico | Kans | Impact | Beheersmaatregelen | Belegd bij | Vindplaats |
|---|---|---|---|---|---|---|
| T1 | Datalek of hack: onbevoegde toegang tot accounts of niet-gepubliceerd materiaal | M | H | 2FA of passkeys voor beheerders/moderators; versleutelde verbindingen; toegangsbeheer; datalekprocedure (melding binnen 48 uur aan organisatie, zo nodig AP en betrokkenen) | Platformbeheerder | SOK art. 5.3; PB 5 |
| T2 | Gegevensverlies: bijdragen kwijt door storing of fout | L | H | Dagelijkse back-ups; duurzame opslag extern (Internet Archive); ARK-identifiers | Platformbeheerder | SOK art. 2.2; AV art. 9 |
| T3 | Uitval platform: website of API’s onbereikbaar | M | L | Beschikbaarheidsafspraak in SOK; aangekondigd onderhoud; monitoring | Platformbeheerder | SOK art. 2.1; AV art. 3.4 |
| T4 | Afhankelijkheid externe partijen: Internet Archive, hostingpartij of kaartkoppeling (Gouda Tijdmachine) wijzigt of stopt | M | M | Open standaarden (IIIF, W3C) zodat overstappen kan; export in open formaten; geen vendor lock-in door open source | Platformbeheerder | AV art. 9; SOK art. 8.4 |
| T5 | API-misbruik: overbelasting, scraping in strijd met licenties | M | L | Rate limiting; licentievoorwaarden per jottem in de data; API-voorwaarden inclusief verwijderplicht | Platformbeheerder, API-gebruiker | AV H7 |
| T6 | Verlies duurzame links: ARK’s verwijzen naar niets meer na migratie of einde project | L | H | ARK NAAN-beheer goed beleggen; resolver onafhankelijk van applicatie inrichten; afspraken bij einde samenwerking | Platformbeheerder | SOK art. 8.4 |
1.4 Uitwerking passende waarborg VS-doorgifte vastleggen (J4)
Het gaat om artikel 44-49 AVG: persoonsgegevens mogen alleen buiten de EER (naar het Internet Archive in de VS) als daar een geldige basis voor is. Wat we moeten doen: kies die basis, leg hem vast in SOK artikel 5.5 en het privacybeleid, en bewaar de onderbouwing. Alternatief, sla niet buiten de EER op!
De Internet Archive is waarschijnlijk niet DPF-gecertificeerd, want certificering vereist dat de organisatie onder toezicht van de FTC valt, en dat geldt voor de meeste non-profits niet - dit nog te controleren bij IAE.
Opties voro Jottem:
-
Expliciete toestemming (artikel 49 lid 1a AVG): de inzender/geïnterviewde stemt uitdrukkelijk in met opslag bij het Internet Archive in de VS, na geïnformeerd te zijn over de risico’s. Dit haakje zit al in het toestemmingsformulier van het interviewprotocol en in de voorwaarden. Nadeel: de EDPB vindt deze uitzondering bedoeld voor incidentele doorgiften, niet als structurele basis. Voor een klein erfgoedplatform met beperkte persoonsgegevens in openbaar bedoeld materiaal is het verdedigbaar, maar het is de zwakkere route.
-
Standaardcontractbepalingen (SCC’s, artikel 46): juridisch de nette route, maar vereist dat het Internet Archive de modelclausules ondertekent plus een transfer impact assessment door jullie. Navragen bij IA(E) - misschien hebben ze hier standaardafspraken voor met Europese erfgoedpartners - maar waarschijnlijk niet.
-
Architectuurkeuze: primaire duurzame opslag binnen de EER. Dit is eigenlijk de sterkste beheersmaatregel en het ontwerpdocument houdt die ruimte al open (het hoofdstuk Infrastructuurkeuze noemt IA als één van de richtingen). Denk aan een Nederlandse of Europese bewaarplaats (bijvoorbeeld via SURF, een e-depot van een deelnemend archief, of platform van het Duitse Hetzner of het Franse Scaleway), met het Internet Archive als optionele extra kopie waarvoor dan alleen materiaal zónder persoonsgegevens van levende personen, of met expliciete toestemming, in aanmerking komt.
Wat de keuze ook is: vul het invulveld in SOK artikel 5.5 en privacybeleid punt 3 in, documenteer de afweging in een kort memo (dat is je verantwoordingsplicht onder artikel 5 lid 2 AVG), en zet in het risicoregister bij J4 de gekozen maatregel plus een jaarlijks herijkingsmoment - juist omdat de DPF-situatie kan omslaan.
Voorstel: combineer optie 3 met optie 1. EER-opslag als hoofdroute haalt de angel uit het risico, en de expliciete toestemming dekt de IA-kopie voor materiaal waar dat passend is. En: laten controleren door een jurist!!!
1.5 Belangenafweging bij publicatie van erfgoed met persoonsgegevens (J2, J3)
Het platform publiceert erfgoedmateriaal waarin persoonsgegevens kunnen zitten: mensen op foto’s, namen in metadata en herinneringen in annotaties. De grondslag daarvoor is een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1f AVG), niet toestemming. Reden: gepubliceerd materiaal komt onder een hergebruiklicentie beschikbaar en zo’n licentie is onherroepelijk; een belofte dat toestemming altijd kan worden ingetrokken zou dan niet waar te maken zijn. Voor audio-interviews werken we wél met toestemming (artikel 6 lid 1a), omdat dat een bewuste, individuele afspraak met een levend persoon is.
Een beroep op artikel 6 lid 1f vraagt om een uitgeschreven afweging in drie stappen. Die staat hieronder; herijk hem bij elke nieuwe functie die persoonsgegevens raakt.
1. Het belang. Lokaal erfgoed verzamelen, tonen en duurzaam bewaren, samen met de mensen die het hebben meegemaakt. Dat is een gerechtvaardigd belang van de deelnemende erfgoedorganisaties en van het publiek: zonder publicatie geen herkenning, geen aanvullingen en geen overdracht aan een volgende generatie. Het sluit aan bij het Verdrag van Faro (erfgoed van en door de gemeenschap) en bij de wettelijke taak van archieven en musea.
2. De noodzaak. Het doel is niet te bereiken met minder gegevens: een foto van een winkelstraat zónder de mensen erop verliest juist de herinnering die we zoeken, en een verhaal zonder namen is voor niemand meer terug te vinden. Wel beperken we tot wat nodig is: geen contactgegevens in publicaties, geen bijzondere persoonsgegevens, en alleen materiaal dat binnen het thema van het project past.
3. De afweging. Tegenover het erfgoedbelang staat de privacy van mensen die op materiaal voorkomen zonder er zelf voor te kiezen. Wat de balans acceptabel houdt:
-
moderatie vóór publicatie door de organisatie: elke jottem wordt beoordeeld op privacy, portretrecht en auteursrecht;
-
het Herkenbaar-signaal: uploads worden automatisch gecontroleerd op herkenbare personen, zodat de moderator gericht kan kijken;
-
terughoudendheid naar recentheid: hoe recenter het materiaal, hoe strenger; bij recente foto’s met herkenbare personen is toestemming van de geportretteerde vereist (portretrecht), bij kinderen extra streng;
-
geen bijzondere categorieën (artikel 9 AVG) en geen gevoelige situaties;
-
onderscheid tussen herinnering en verifieerbaar feit, zodat een persoonlijke lezing niet als vaststaand over iemand wordt gepresenteerd;
-
redelijke verwachting: het gaat om materiaal dat mensen zelf delen met een erfgoedorganisatie, gepubliceerd in een herkenbare erfgoedcontext, niet om profilering, advertenties of doorverkoop;
-
eenvoudig tegenwicht: iedereen kan zonder account bezwaar maken of om verwijdering vragen via het Meldpunt (artikel 21 AVG); bij honorering halen we het materiaal van het platform en uit de open data en vragen we de externe bewaarplaats om verwijdering;
-
transparantie: het privacybeleid legt uit wat we doen, op welke grond, en wat we bij verwijdering wél en niet kunnen terugdraaien.
Conclusie. Met deze waarborgen weegt het erfgoedbelang op tegen de privacyinbreuk, mits de moderatie daadwerkelijk vooraf plaatsvindt en bezwaren serieus worden afgehandeld. Blijft dat achterwege, dan valt de grondslag weg. Leg de afweging per organisatie vast (verantwoordingsplicht, artikel 5 lid 2 AVG) en herijk hem jaarlijks.
Deel 2. Relevante wet- en regelgeving
2.1 Kernwetgeving
| Regeling | Wat regelt het? | Wat betekent het voor Jottem? | Waar geregeld |
|---|---|---|---|
| AVG (Verordening (EU) 2016/679) + UAVG | Bescherming van persoonsgegevens: grondslagen, rechten van betrokkenen, beveiliging, datalekken, doorgifte buiten de EER | Rolverdeling verantwoordelijke/verwerker vastleggen; grondslag per verwerking (publicatie op gerechtvaardigd belang met vastgelegde belangenafweging, zie 1.5; toestemming bij audio-interviews); bezwaar en verzoeken binnen een maand afhandelen; verwerkersovereenkomst; waarborg voor VS-doorgifte; leeftijdsgrens 16 jaar (art. 8) | PB (geheel); SOK art. 5; AV art. 2, 5 |
| Digitaledienstenverordening / DSA (Verordening (EU) 2022/2065) | Verantwoordelijkheden van online tussenpersonen; aansprakelijkheidsvrijstelling voor hosting (art. 6); geen algemene toezichtplicht (art. 8); meldingsprocedure (art. 16), motivering van besluiten (art. 17), beperking van accounts (art. 20); contactpunt (art. 11-12) | Jottem als hostingdienst positioneren; werkend notice-and-takedown-meldpunt; besluiten motiveren richting melder én plaatser; contactpunt publiceren; bij groei toetsen of aanvullende plichten gelden (Jottem is geen "zeer groot platform") | AV art. 3, 7, 10.3 |
| Auteurswet | Rechten van makers: exclusief recht op verveelvoudiging en openbaarmaking; persoonlijkheidsrechten (art. 25); beschermingsduur 70 jaar na overlijden (art. 37); portretrecht (art. 19-21) | Licentie van inzenders regelen; auteursrecht blijft bij de maker; bronvermelding; beschermingsduur meenemen in de moderatiecheck; portretrecht: verzet mogelijk bij redelijk belang, ook bij niet in opdracht gemaakte portretten | AV art. 4-5; AV H5 |
| Burgerlijk Wetboek | O.a. onrechtmatige daad (6:162), redelijkheid en billijkheid bij exoneraties (6:248), algemene voorwaarden (6:231 e.v.), overeenkomstenrecht | Grondslag voor aansprakelijkheid en vrijwaring; grenzen aan aansprakelijkheidsbeperking; voorwaarden ter hand stellen bij het aangaan (actieve acceptatie bij registratie) | AV art. 2, 8, 10; SOK art. 4 |
2.2 Aanvullende wetgeving
| Regeling | Wat regelt het? | Wat betekent het voor Jottem? | Waar geregeld / actie |
|---|---|---|---|
| Telecommunicatiewet art. 11.7a (cookiebepaling, o.b.v. ePrivacyrichtlijn) | Toestemming voor cookies, behalve functionele en privacyvriendelijke analytische cookies | Alleen functionele cookies gebruiken, dan geen cookiebanner nodig; bij analytics privacyvriendelijk instellen | PB 2.4 |
| DSM-richtlijn / Auteurswet-implementatie (Richtlijn (EU) 2019/790) | O.a. aansprakelijkheid van platforms voor geüpload beschermd materiaal (art. 17) en tekst- en datamining | Toetsen of Jottem een "onlinedienst voor het delen van content" is; verdedigbaar van niet (non-profit erfgoedplatform, geen winstoogmerk met grote hoeveelheden beschermd materiaal), maar dit expliciet vastleggen | Actie: korte juridische toets vastleggen |
| Wet op de naburige rechten | Rechten van uitvoerend kunstenaars die een werk van letterkunde, wetenschap of kunst uitvoeren, en van producenten van opnamen | Een interview is geen uitvoering van een werk: de geïnterviewde heeft er geen naburig recht op (het voorlezen van bijvoorbeeld een column wél). Bij audio-jottems lopen de afspraken daarom via de AVG-toestemming en het auteursrecht op de opname; de wet blijft alleen relevant als een organisatie voordrachten of muziek publiceert | Actie J8: interviewprotocol |
| Databankenwet | Bescherming van databanken waarin substantieel is geïnvesteerd | Bij import van externe collecties: check of databankrechten van derden spelen; eigen datasets bewust open aanbieden onder duidelijke licentie | AV art. 9; SOK art. 3.4 |
| Archiefwet | Zorg voor overheidsarchieven | Relevant zodra een archiefdienst (zoals Streekarchief Midden-Holland) organisatiejottems beheert: afstemmen hoe platformmateriaal zich verhoudt tot de archiefwettelijke taak en eventuele opname in de archiefbewaarplaats | Actie: afstemmen met deelnemende archiefdiensten |
| Grondwet art. 7 / EVRM art. 10 | Vrijheid van meningsuiting | Balans bij moderatie en verwijdering: niet meer verwijderen dan nodig, besluiten motiveren, reactiemogelijkheid bieden | AV art. 7, 10.3 |
| European Accessibility Act / Besluit digitale toegankelijkheid | Toegankelijkheid van digitale diensten (WCAG) | Voor publieke instellingen verplicht, voor het project passend bij het doel van digitale inclusie: WCAG 2.1 AA als richtsnoer voor de interface | Actie: opnemen in requirements/ontwerp |
| AI-verordening (EU) 2024/1689 | Regels voor AI-systemen | Alleen relevant als het platform AI gaat inzetten (bijv. automatische gezichtsherkenning voor annotatie - gezichtsherkenning is hier hoog-risico en deels verboden terrein; automatische beeldbeschrijving is laag risico met transparantieplicht) | Actie: toetsen vóór inzet van AI-functies |
2.3 Kaders en afspraken (geen wetgeving, wel richtinggevend)
| Kader | Betekenis voor Jottem |
|---|---|
| Verdrag van Faro (Raad van Europa) | Inhoudelijk fundament: erfgoedparticipatie en de gemeenschap centraal; basis van de subsidie (Uitvoeringsagenda Faro) |
| NDE-afspraken (Netwerk Digitaal Erfgoed) | Standaarden voor duurzame, bruikbare, zichtbare digitale erfgoeddata: schema.org AP NDE, datasetbeschrijvingen |
| Open standaarden: IIIF, W3C Web Annotations, RSS, ARK | Interoperabiliteit en duurzame toegang; verkleinen afhankelijkheidsrisico’s (T4, T6) |
| Creative Commons-licenties | Standaardinstrument om hergebruikvoorwaarden per jottem helder te maken (AV art. 4.3). Let op: zo’n licentie is onherroepelijk (AV art. 4.4); daarom kan toestemming die je kunt intrekken niet de AVG-grondslag voor publicatie zijn - zie de belangenafweging in 1.5 |
| Ethische omgang met erfgoed en herinneringen | Respectvolle omgang met overledenen, gevoelige geschiedenissen en meerstemmigheid; onderscheid herinnering/feit |
2.4 Nalevingsoverzicht in één oogopslag
Zo is de naleving over de documenten verdeeld:
-
AV: DSA-positionering, meldpunt, licenties, gedragsregels, aansprakelijkheid, rolverantwoordelijkheden.
-
SOK: taakverdeling platformbeheerder-organisatie, verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG), beveiligingsafspraken, exit-afspraken.
-
PB: informatieplichten AVG (art. 13-14), grondslagen, bewaartermijnen, rechten van betrokkenen, doorgifte, cookies.
-
Gemaakt sinds de eerste versie: handreiking moderatie, interviewprotocol en de AI-toets voor de suggestiedienst.
-
Nog te maken: DSM-toets, toegankelijkheidscheck, en een nieuwe AI-toets bij elke volgende AI-functie.
Dit is een werkdocument van de projectgroep. Het geeft overzicht, maar is geen juridisch advies. Laat wijzigingen met juridische gevolgen toetsen door een jurist.